SAP para la industria química: Retos y recomendaciones para los usuarios

Como se ha mencionado antes, SAP AG (NYSE: SAP) ha reglado por algún tiempo en el nivel superior del reino químico, pero la competencia en los químicos del mercado medio está lejos de ser inexistente, debido a las fuertes ofertas de los vendedores como Oracle, Ross Systems/CDC Software, Infor, 3i-Infotech, SSI-World, y SSA Global. Estos son solamente los vendedores principales de planificación de los recursos de la empresa (ERP) que se enfocan en la industria química. También existen un gran número de proveedores de solución que le dan servicio a las necesidades específicas de la industria. Para mayor información acerca de la industria química consulte, ¿Qué sucede con los químicos?.

Tercera parte de la serie SAP para la industria química: una solución empaquetada para las compañías del mercado medio.

SAP ofrece software de aplicaciones empresariales dirigidas a la industria química. Para mayor información acerca del acercamiento de SAP a las soluciones empaquetadas, consulte Las soluciones industriales de SAP para las compañías del mercado medio. Para mayor información acerca de SAP y de la industria química, consulte SAP para la industria química: Una solución empaquetada para las compañías del mercado medio y SAP para la funcionalidad de la industria química.

SAP como un todo, incluyendo SAP Chemicals IBU, ha estado luchando contra creencias difíciles de aniquilar acerca de su complejidad, precio, rigidez, etc., incluso con estas soluciones preconfiguradas. Últimamente, el vendedor ha afirmado lo siguiente, lo cual poco a poco ha ganado credibilidad (aunque los clientes prospecto deben seguir retando a SAP por presentar una prueba tangible del concepto, y hablar con clientes similares):

* Algunas soluciones industriales empaquetadas de SAP son un modelo a seguir para el éxito del mercado medio: 65 por ciento de los clientes existentes tienen menos de 1,000 empleados, pero se cree que es sólo para las empresas "grandes".
* Las soluciones empaquetadas de SAP con frecuencia conducen rendimientos de un gran valor para sus clientes, incluyendo las ventas basadas en el valor como un paso muy importante en el proceso de ventas.
* Estas soluciones les proporcionan a los clientes la experiencia y las capacidades industriales (como el soporte de procesos comerciales industriales, las mejores prácticas, la amplitud de las soluciones, etc.) que con frecuencia conducen un mayor valor que las ofertas competitivas.

Pero para refutar los llamados mitos de su costo, complejidad e inflexibilidad, SAP tendrá que seguir documentando casos de estudio exitosos. Sin estas medidas bien documentadas y cotejables de un rendimiento positivo del capital invertido (ROI) o de un costo total de propiedad (TCO) favorable, el mercado podrá seguir creyendo que SAP está tratando de burlar la percepción del mercado al resaltar una afirmación de un aumento del 32 por ciento en la rentabilidad para varios clientes muy rentables (junto con la afirmación de que correr SAP fue la principal causa). Consulte ¿Qué le dice la competencia? Un estudio de caso: La nueva campaña de publicidad de SAP.
Esto puede ser una oportunidad donde todos ganen: mientras que los ISVs pueden trabajar con SAP en lugar de distraerse con la competencia con el gigante (donde a largo plazo es difícil ganar), SAP obtiene un soporte externo agresivo para sus esfuerzos para llenar rápidamente los intervalos en su industria. De esta forma, sus recursos internos pueden dirigirse a la reescritura masiva basada en la arquitectura orientada al servicio (SOA) de la funcionalidad existente a una plataforma de procesos comerciales más ágiles. SAP xApps combina los servicios Web y los datos de múltiples sistemas, con la plataforma tecnológica SAP NetWeaver que proporciona la interoperabilidad. Consisten en el software que combina la nueva lógica comercial (la parte empaquetada) con la funcionalidad de los componentes pre-existentes (la parte compuesta). En práctica un SAP xApp es una capa de aplicación que se coloca por encima de otras aplicaciones, que por lo tanto puede proporcionar un proceso funcional cruzado que es colaborativo e integral.

Dado que existen alrededor de cien clientes comunes entre SAP y Lighthammer (previo a la adquisición), y alrededor de veinte clientes compartidos con Vendavo, es obvio que los clientes están dispuestos a aceptar la solución integrada de un socio en lugar de esperar eternamente por la funcionalidad de SAP. Por lo tanto el Chemicals IBU quiere desarrollar y agrandar un ecosistema para la industria química que pueda proporcionarles valor a sus clientes, socios y al mismo SAP. De hecho, la unidad de la industria química es una de las primeras en SAP en pilotear el programa de la red de valor industrial (IVN) de SAP.

Un ejemplo de las necesidades críticas de la industria que SAP dirige por medio de sociedades es el análisis de ganancias y la gestión de precios (es decir cómo manejar los cambios de precios en el mercado con una dirección y un control central). La compresión del margen y los análisis comparativos de la rentabilidad relativa del cliente son problemas reales para la industria química, y los análisis de asignación de precios y las herramientas de soporte se pueden utilizar para manejar mejor los precios y mejorar los márgenes. Para ello, SAP se ha asociado con Vendavo, un proveedor de soluciones de software de gestión de asignación de precios, para ofrecer una aplicación compuesta empaquetada o SAP xApp para la gestión de asignación de precios llamados Gestión de margen y de precios de SAP (SAP PMM) por Vendavo que corre en NetWeaver de SAP (consulte Los gigantes de aplicaciones reafirman sus capacidades de gestión de asignación de precios). Existen otros vendedores con rutinas de optimización de asignación de precios, pero esta no es la funcionalidad actual de Vendavo. SAP cree que todos los productores de mercancía (y varios productores especializados) deberían comenzar con la gestión de precios, mientras que solamente los productores de químicos especializados más complejos deben comenzar con la optimización.

Por otro lado, Technidata ha estado ayudando a darle forma a la funcionalidad de la seguridad y salud ambiental (EH&S) por varios años, al igual que proporcionar SAP xApp para la gestión de emisiones (SAP xEM), un SAP xApp dirigido para la industria química. Las regulaciones como el Acto de aire limpio de Estados Unidos requiere que las compañías reduzcan las emisiones, y SAP por lo tanto proporciona una herramienta ahora que evoluciona en torno a los procesos en tiempo real para ayudar a las compañías químicas con el cumplimiento. Technidata también ha ayudado a desarrollar un servidor de contenido para SAP EH&S que incluyen datos por más de 200,000 sustancias.

La serie de mantenimiento de planta (PM) de SAP incluye tales módulos como el mantenimiento preventivo, el mantenimiento de fallas, y los sistemas técnicos de estructuración, para ejecutar y registrar las actividades de mantenimiento planificados y no planificados, incluyendo las tareas de mantenimiento y las órdenes de trabajo. SAP también trabajará en busca de capacidades completas de mantenimiento centrado en la fiabilidad (RCM), que se están volviendo estándares entre los fabricantes de activos (consulte Mantenimiento controlado por la confiabilidad: cerrar el "vacío de valor"). La naturaleza conectada de la fabricación ágil probablemente elevará a un nivel superior las capacidades de gestión de activos, donde los sensores adjuntos monitorearán el equipo y proporcionarán los datos que se pueden utilizar para predecir de manera más exacta las fallas o una operación ineficiente, reducir el riesgo de baja y pérdida de producción. Esto es especialmente cierto en cuanto a la reciente adquisición de Infor del especialista en gestión de activos empresariales (EAM) Datastream. Una vez más, el asociarse con Ivara puede ser útil, como en el caso de AspenTech o WAM Systems para algunos aciertos funcionales SCM de algunos químicos especiales (consulte WAM Systems Offers Supply Chain Planning Packaged Solution For Chemicals), o con un socio prospecto de logísticas enfocadas a la industria química como Odyssey Logistics.
Las compañías químicas del mercado medio que buscan sistemas empresariales deberían poner a SAP y a sus socios de servicio, implementación, desarrollo y consultoría en su lista. Las mejores prácticas de los químicos es una base fuerte y gratuita para las plantillas del socio, nuevas instalaciones y despliegues mundiales. Se basa en una nueva tecnología que les permite a los usuarios crear sus propias mejores prácticas e incluso se pueden utilizar para las implementaciones y evaluaciones del software.

Pero aunque SAP ofrece una funcionalidad extensa, estas compañías deberían comparar sus necesidades para las ofertas de SAP y los vendedores alternativos, para poder encontrar lo mejor para su empresa. SAP todavía tiene una reputación de ser difícil de implementar, cambiar y manejar. La compañía ha hecho grandes esfuerzos en dirigir estos problemas, pero las compañías del mercado medio deben decidir por ellas mismas (por medio de demostraciones de escenarios comerciales reales y detallados) si SAP es “demasiado” para sus necesidades o no.

El utilizar una solución ERP empaquetada para la industria química de SAP puede representar una gran ventaja, pero sólo si SAP es el sistema ERP adecuado para la empresa usuaria prospecto, y si el proceso comercial preempaquetado es adecuado. SAP reconoce que por lo general encuentran de un 70 a un 85 por ciento de encaje, pero incluso las compañías con procesos muy distintos deberían ver los beneficios conforme reciben un contrato de punto de inicio: En la mayoría de los casos pueden adoptar varios de los procesos centrales listos para utilizar, y con las mejores prácticas pueden escoger y elegir cualquier proceso. Mientras SAP afirma que la solución empaquetada es una metodología de implementación de bajo riesgo, bajo costo y más rápida (como mínimo las mejores prácticas pueden incluso ayudar a pilotear más rápido las instalaciones para evaluar los escenarios, entrenar a la gente en SAP, etc.), estas comparaciones son principalmente relativas a implementar SAP sin la solución empaquetada.

Las compañías deben entonces ver el costo total de propiedad (TCO) potencial con respecto a cada vendedor viable (asumiendo que el vendedor cubra sus necesidades) antes de seleccionar una solución empaquetada de SAP ERP como el acercamiento adecuado de implementación. Para mayor información acerca de evitar comparaciones difíciles en situaciones cuando no existe una correlación uno a uno, consulte Las mejores prácticas preempaquetadas de SAP. ¿Son las adecuadas para usted?.

Al buscar un vendedor, existen varias preguntas que se deben hacer, que las compañías siempre deberían hacer y no la hacen.

* Puede el vendedor proporcionar una lista de referencias relevantes de industrias químicas? Que el tiempo en evaluar qué referencias son relevantes de hecho es tiempo bien invertido. Demasiadas compañías, en todas las industrias, han tomado decisiones aceleradas con base en referencias irrelevantes.

* El vendedor proporciona los requisitos únicos de la industria química? (Si el modelo no puede definir por completo las realidades de los procesos químicos específicos para el usuario, no puede manejar estas realidades).

* La solución se construyó específicamente para la industria (bien) química, o utiliza una solución genérica que emplea plantillas (OK, pero no necesariamente excelentes), o simplemente es un producto genérico (casi siempre malo)?

* La solución es una aplicación única integrada con un modelo común, o es una colección de módulos que hacen interfase entre sí? Obviamente, el atractivo de la unidad de estructura es más que simple estética: una aplicación integrada puede hacer más fácil el rastreo de datos inesperados para su fuente. Por otro lado, puede ser el caso que los módulos que hacen interfaz ofrezcan una mayor funcionalidad agregada.

* La solución es una aplicación completa, o es un lenguaje de modelado que forza a los usuarios a crear su propia solución? Aquí el intercambio es que una gran cantidad de habilidad para la personalización viene con una gran cantidad de inversión y recursos.

* Puede el personal existente (como los planificadores o el staff IT) soportar el sistema, o requiere ayuda especializada de un grupo de modelado o de investigación de operaciones? Una vez más, la preferencia de una compañía puede determinarse por el número de dolores de cabeza que está dispuesto a soportar.

Los sistemas empresariales han traído varios beneficios a los ambientes químicos, pero para las empresas individuales, obtener estos beneficios requiere seleccionar una solución que pueda lidiar con las necesidades únicas del negocio. Aunque solo un puñado de vendedores afirman que pueden soportar estas necesidades, y que sí existen opciones de primera clase. Sólo al enfocarse en los requisitos que harán o romperán el proyecto, la operación química seleccionará la solución adecuada y obtendrá estos beneficios. Y eso puede marcar la diferencia entre un sueño y la realidad.

SAP para la funcionalidad de la industria química

SAP AG (NYSE: SAP) es conocida por su software de aplicaciones empresariales dirigido a la industria química. Para mayor información acerca de la industria química consulte, ¿Qué sucede con los químicos?.Para mayor información acerca del acercamiento de SAP a las soluciones empaquetadas, consulte Las soluciones industriales de SAP para las compañías del mercado medio. y para mayor información acerca de SAP y de la industria química, consulte SAP para la industria química: Una solución empaquetada para las compañías del mercado medio.

Segunda parte de la serie SAP para la industria química: una solución empaquetada para las compañías del mercado medio.

SAP ha estado entregando su estrategia para la industria química al expandir sus capacidades para la fabricación y la gestión de la cadena de suministro (SCM), al ampliar sus aplicaciones empaquetadas compuestas en áreas como la gestión de emisiones, la gestión de precios, los tableros de control de fabricación, y al enfocarse en las compañías del mercado medio. De hecho, las aplicaciones compuestas SAP xEM, SAP xPMM (Gestión de márgenes y precios), y SAP xMII (integración e inteligencia de fabricación) estaban encabezadas por la unidad de químicos de SAP. En la industria química, SAP se enfoca en el mercado medio (definido como las compañías con ventas anuales de entre $50 millones de dólares y mil millones de dólares), por medio de las plantillas preconfiguradas de la solución empaquetada ERP para la industria química de SAP para reducir los tiempos de implementación y los costos.

Al ver la funcionalidad de este producto, encontramos que soporta tanto las operaciones continuas como las de lote, con tales capacidades como la producción continua en masa, producción interrumpida para llenado, asignación de número especial de lote, clasificación de lotes, generación automática del número de lote, determinación de lotes primero en entrar, primero en salir (FIFO), derivación de lotes (de masa a terminados), hojas de instrucciones de procesos (PI) basada en el lenguaje extensivo de marcas (XML) (producción sin papel), y conectividad abierta de SAP (OPC) para el acceso a los datos (en otras palabras, SAP ODA para alertas y eventos).
Vale la pena ver algunos de los ejemplos de los mejores escenarios en el caso de SAP para la industria química.

* La venta de materiales o productos en masa por medio de las capacidades de manejar bidones y tanques de tráileres.

* Los escenarios de ambiente, salud y seguridad (EH&S), incluyendo las características de gestión de bienes peligrosos, seguridad del producto, seguridad e higiene industrial y gestión de desperdicios. Por ejemplo, la capacidad de gestión de bienes peligrosos les ayuda a las compañías a cumplir con las regulaciones nacionales e internacionales de los bienes peligrosos. Este proceso se utiliza además de las capacidades regulares de ventas y distribución (SAP SD), que involucran el procesamiento de órdenes, los bienes gratuitos, el procesamiento de devoluciones, el procesamiento de retornables, el procesamiento de los tráileres de tanque, el procesamiento de las órdenes de terceros, el manejo de los reembolsos, el procesamiento de las consignas a los clientes, las ventas por Internet (sólo para la edición R/3), y el manejo de los bidones.

* El escenario de seguridad del producto les ayuda a las compañías a cumplir con las regulaciones nacionales e internacionales de la seguridad del producto al proporcionar hojas de datos de seguridad del material (MSDS)

* La capacidad de procesamiento del ingrediente activo se ocupa de los ajustes necesarios de las cantidades basadas en el contenido del ingrediente activo real, como se determinó en las pruebas.

* Existe una gran capacidad de subcontratación, que utilizan los llamados intercambios y fabricantes interurbanos.

* Se incluye un escenario de mezcla, para combinar los lotes de materiales de diferente calidad para lograr materiales “específicos” que cubran los requisitos del cliente.

* La opción de reempaquetado permite cambios cuando el negocio requiere una alternativa a las combinaciones de embalaje del producto actual.

* También se incluye la gestión de recetas para desarrollar perfeccionar y proteger los productos de franquicia, sus sucesores potenciales e incluso los prototipos fallidos que los precedieron.

Al inspeccionar los detalles de algunos módulos, fue grato ver la profundidad de la funcionalidad. Por ejemplo, la serie SAP Procurement soporta un área de procesos de reabastecimiento de materiales y servicios externos por medio de sub-módulos como solicitud de cotización (RFQ)/gestión de cotización, requisitos de compra, órdenes de compra, recepción de bienes (con integración QM), verificación de facturas, reabastecimiento de las existencias de material, reabastecimiento por medio de la importación, y reabastecimiento de servicios externos. El módulo de Gestión de Calidad de SAP (SAP QM) tiene varias características, como la gestión de muestras, controles en procesos, creación automática de lotes en el lanzamiento de la orden del proceso, controles posteriores al proceso, notificaciones QM, certificados de calidad revisados a la recepción de los bienes, retiros de lotes, cobertura de los costos de inspección, certificado de calidad en la emisión de los bienes, derivación del lote, registro de los resultados (incluyendo firmas digitales), salto de la hoja PI, manejo de devoluciones, lotes de inspección manual, inspecciones recurrentes, inspección del modelo a la recepción de los bienes, cuadro de control, copia de los resultados, etc.
Recientemente SAP ha presentado los tableros de control específicos para los roles para su uso en la manufactura de químicos, como aquellos destinados para los directores de planta, supervisores de producción, supervisores de mantenimiento, y supervisores de calidad. Los tableros de control de inteligencia de fabricación basados en roles de SAP son parte de una estrategia más grande de fabricación que se adapta, la cual se integra con los procesos SCM y empresariales. Estos tableros de control le proporcionan al personal de la planta la información personalizada y específica de los roles, alertas y KPIs, para ayudarlos a alinear sus actividades con las metas de la compañía y los eventos en tiempo real en la cadena de demanda y suministro.

El proceso de integración P2B está conducido por ISA-95, un estándar internacional para definir la interfase entre los sistemas comerciales y de fabricación. La primera parte de ISA-95 consiste en un diccionario de términos comunes de tecnología de la información (IT) para el personal comercial y de fabricación. La segunda parte añade detalles para ilustrar estos términos, y describe la producción por el personal disponible, los materiales utilizados y producidos, el equipo utilizado y la producción para la programación y la asignación de costos. El tercer aspecto de ISA-95, que todavía se está desarrollando, define los modelos contextuales para las actividades dispares entre los sistemas comerciales y de fabricación. SAP lanzó una iniciativa en el 2004 para conducir la adopción de ISA-95 entre los proveedores de soluciones de fabricación al construir requisitos del estándar en sus soluciones, incluyendo los tableros de control de inteligencia de fabricación. Luego lanzó un programa que fortalecía SAP NetWeaver con los socios de plante y las soluciones de fabricación de SAP. En el 2005, la adquisición de Lighthammer dio como resultado el producto de inteligencia e integración de fabricación SAPxApps (SAPxMII) (consulte, ¿Ha SAP asegurado el liderazgo a nivel de planta con Lighthammer?), que coloca al gigante en una posición más competitiva pero también más extraña con respecto a varios competidores socios en la industria, como AspenTech, Invensys, IndX/Siemens, OSIsoft, Pavilion Technologies, Honeywell, Emerson, etc.

Para conducir los problemas de la cadena de suministro en la fabricación que se adapta, SAP también está intensificando sus esfuerzos en la identificación por radio frecuencia (RFID) con un esfuerzo conjunto con Intel para facilitar la adopción de RFID al ofrecerles a los clientes la opción de integrar su hardware RFID directamente al los sistemas y procesos comerciales, o la opción de utilizar socios de gestión de dispositivos para manejar su ambiente de hardware. Este acercamiento se enfoca principalmente en el intercambio directo de datos entre el hardware lector y las aplicaciones comerciales, para permitir suficiente inteligencia de los lectores de Intel para alimentarse directamente a SAP. Una vez desarrollado, este acercamiento incluirá la ejecución de la cadena de suministro (SCE) habilitada en RFID con la gestión de la cadena de suministro de mySAP (mySAP SCM), incluyendo una integración de dispositivos de socios y gestión de dispositivos basada en socios, y una plataforma compuesta basada en SAP NetWeaver que se conecta a la gestión de dispositivos del socio, a la administración y a las herramientas de monitoreo.

La expansión de las capacidades RFID complementa las ofertas existentes de SAP para la cadena de suministro, que para la industria química incluye capacidades RFID para rastrear transportes y materiales, donde ya tiene un puñado de clientes. Para mayor información acerca de SAP RFID en otras industrias, consulte RFID—A New Technology Set to Explode?. También en cuanto a la industria química, SAP ha actualizado su núcleo de colaboración de inventario, un componente de la serie mySAP SCM, para optimizar mejor las consignas o el inventario manejado por el vendedor (VMI), y también está trabajando en mejorar la funcionalidad para la planificación, pronóstico y reabastecimiento colaborativo (CPFR).

Otra aplicación compuesta de SAP para la industria química es servicios de comercio mundial de SAP (SAP GTS), que se lanzó en el 2004 y se actualizó a principios del 2005 (consulte Cuidado con SAP). Esta aplicación les ayuda a las compañías a establecer un estándar ampliamente corporativo para los procesos de comercio a lo largo de los sistemas de SAP y que no son de SAP, para asegurar el cumplimiento con las reglas de comercio internacionales, como el control de embargo, y el reporteo de Intrastat y Extrastat. SAP GTS tiene como objetivo fomentar el uso de los datos compartidos (reemplazando los procesos manuales de mantenimiento) y proporcionar una vista global del comercio a lo largo de una empresa.
Como se mencionó antes, las mejores prácticas de SAP para la industria química v1.500 se ha actualizado y revisado con base en SAP NetWeaver mySAP ERP 2004. Se revisaron todos los escenarios comerciales del lanzamiento anterior, y se añadieron seis escenarios nuevos (manejo de bidones, intercambio de datos de la industria química [CIDX], etiquetado, gestión de tanques de almacenamiento, VMI, y gestión de desperdicios), lo que nos da un total de veinticuatro escenarios preconfigurados específicos para la industria, muchos de los cuales se describieron anteriormente. Algunos de los escenarios se definen en conjunto con varios de los dieciocho socios, mientras que algunos escenarios mejoran los componentes de los módulos SAP BW (almacén comercial), SAP RM (gestión de recetas) y SAP EH&S (seguridad y salud ambiental).

Además, todas las herramientas de prueba asistidas por la computadora (CATTs) se han reemplazado por CATTs extensos (eCATTs) para crear y ejecutar mejor las pruebas funcionales para el software. El principal objetivo aquí fue la prueba automática de los procesos comerciales de SAP, donde cada prueba generaba un registro detallado para documentar los procesos y los resultados de la prueba. Las pruebas automáticas se habilitan por medio de eCATTs tanto en la interfase gráfica del usuario (GUI) SAP para Windows y SAP GUI para Java. La configuración comercial (BC) de SAP basada en la tecnología eCATT proporciona una metodología estructurada y una infraestructura para SAP y sus socios para entregar procesos preconfigurados y extensiones de productos que deben reducir el riesgo de tener que volver a implementarse después de una actualización de la línea base de la tecnología ERP de mySAP. Los productores de eCATT predefinido suelen personalizar los datos muestra en el sistema prototipo, y acelerar y personalizar la implementación en el sistema de desarrollo. Para ello, existe una nueva herramienta llamada asistente de instalación de las mejores prácticas de SAP para todas las tareas de personalización y activación del sistema.

La documentación detallada en los procesos y ayustes de la plantilla de las mejores prácticas de SAP para la industria química se entrega como un producto gratuito complementario a mySAP ERP. Para ordenar todo el conjunto de CD de las mejores prácticas de SAP, incluyendo la documentación y el CD de preconfiguración, los usuarios pueden contactar a la oficina local de SAP para ordenar en línea del catálogo del software en el mercado de servicio de SAP. Para ordenar solamente el CD de la documentación, simplemente se puede ir al mercado de servicio de SAP para ordenarlo en línea desde el catálogo de conocimiento.

La solución ERP empaquetada de SAP para la industria química también incluye una oferta de servicios de precio fijo, que se centra en implementar la solución empaquetada con la mínima desviación de su contenido. Para esta oferta, SAP ha desarrollado una metodología específica para el mercado medio que incluye un patrón de trazado claro, consistente de implementación paso a paso. El acercamiento de las mejores prácticas de SAP tiene como objetivo no sólo reducir los costos de implementación (por medio de una implementación más rápida), sino también para minimizar los riesgos durante la implementación. Por lo tanto, a principios del proceso de implementación, un "taller de requisitos Delta" determina si la compañía usuaria puede trabajar dentro de la aplicación quee se proporciona como parte de la solución empaquetada. Entonces, como en otras industrias, por un precio fijo SAP o sus socios de servicio proporcionarán una gestión de proyectos básica o avanzada, una implementación y otros servicios. El esfuerzo por reducir la implementación viene principalmente de reducir la duración del proyecto en un 30 o 50 por ciento, con una implementación de 15 semanas en algunos casos (debido a la reducción en la copia comercial o en el análisis del campo de acción y las fases de realización; la preparación del proyecto y las fases de preparación para estar listo siguen sin afectarse en gran medida).

SAP para la industria química: Una solución empaquetada para las compaas del mercado medio

Aunque se podría tener la impresión de que la vida ha sido muy sencilla para la industria química, éste no siempre a sido el caso. Es cierto que los representantes químicos hoy en día están acuñando dinero virtualmente en sus propios términos, pero hace dos años la industria se estaba muriendo, los productos químicos casi no se vendían. Las compañías químicas están plagadas de inventarios rebosantes, y su poder de asignación de precios estaba anémico. Pero ahora, las plantas operan a un ritmo febril para cubrir la demanda; la rentabilidad y el flujo de caja son muy altos (y siguen en aumento); y los tanques de almacenaje se están vaciando rápidamente.

Primera parte de la serie SAP para la industria química: una solución empaquetada para las compañías del mercado medio.

Pero eso no necesariamente significa que la industria lo haya logrado: los químicos son un lote que se mueve lentamente, a pesar de (o debido a) su madurez, y los retos fundamentales de la industria obviamente no van a desaparecer. Con una rotación de activos, flexibilidad de producción e innovación del producto limitada (simplemente ya no queda nada que inventar o descubrir, en especial para los fabricantes de químicos básicos como productores de plásticos y hule; fibras; materiales primos e intermediarios; materiales inorgánicos; fertilizantes; etc.), la industria puede estarse acorralando.

La complejidad de la industria química mundial de hoy en día crea dificultades para la gestión efectiva de la demanda, ya que tanto los proveedores y sus clientes están sujetos a la incertidumbre del mercado y de la volatilidad de precios. Las crecientes tendencias hacia la adaptación y la segmentación significan que los productores tienen una variedad más amplia de productos por fabricar, y elecciones más difíciles de hacer para maximizar su eficiencia de producción y su rentabilidad. Aunque se puede lograr un pronóstico más exacto al mezclar análisis estadísticos, proyecciones de clientes y el conocimiento de los equipos de servicio y ventas, existe un límite natural para la precisión de la planificación y el pronóstico ya que no es mucho lo que puede ayudar el inventar una correlación mejor de eventos pasados. Para mayor información acerca de la industria química consulte, ¿Qué sucede con los químicos?

SAP AG (NYSE: SAP) ofrece aplicaciones empresariales dirigidas a la industria química. Para mayor información acerca del acercamiento de SAP a las soluciones empaquetadas, consulte Las soluciones industriales de SAP para las compañías del mercado medio.

Un estudio reciente de SAP (conducido en conjunto con Boston Consulting Group) confirmó que las compañías químicas del mercado medio en particular se han dado cuenta de la necesidad de mejorar sus procesos comerciales a lo largo de toda la empresa. El estudio basado en la encuesta se condujo con nueve compañías (cinco en Estados Unidos y cuatro en Alemania), y mostró las áreas estratégicas con las que con frecuencia luchan estas compañías:

1. Eficiencia de la cadena de suministro
Las compañías quieren reducir los costos de inventario, mejorar el tiempo del ciclo a través de la visibilidad y eficacia de la cadena de suministro, reducir los costos de material a través de la subcontratación estratégica de servicios e instituir la demanda colaborativa y la planificación de suministros para reducir el capital de trabajo.

2. Gestión de planta
Las empresas buscan formas de mejorar la productividad de los activos a través de la gestión de inversión y uso de capacidad, y para aumentar la eficiencia operacional a través de una programación mejorada.

3. Soporte del desarrollo de nuevos productos.
Las compañías buscan evitar la producción temprana de mercancías al manejar el ciclo de vida del producto y anticipar los requisitos futuros, y mantener una ventaja competitiva a través del diseño colaborativo y la respuesta rápida a los requisitos del cliente.

4. Servicio al cliente y rentabilidad
Los negocios quieren reaccionar más rápido a las demandas cambiantes en las especificaciones del producto, para optimizar la eficiencia operacional a través de una programación mejorada y por último lograr una transparencia comercial.

SAP es un proveedor reconocido de aplicaciones empresariales dentro de la industria química. Grandes compañías e industrias confían en SAP, incluyendo a Dupont, Dow Corning, Eastman, Dow Chemical, Rohm & Haas, ICI, y Huntsman. SAP se ha dirigido a los fabricantes de químicos virtualmente desde sus inicios, y ha capturado casi a todas las compañías de Fortune 500 en este sector. Pero ¿se debería considerar a SAP como un vendedor para las compañías químicas del mercado medio? De hecho, de los más de 1,500 clientes de SAP en la industria química, sólo el 10 por ciento tienen ingresos que exceden la marca de los $1000 millones de dólares, lo que nos lleva a la conclusión de que en realidad SAP puede ser una consideración viable. De hecho, SAP sirve como la estructura de la planificación de los recursos de la empresa (ERP) para la mayoría de las industrias químicas, incluyendo las quince más importantes a nivel mundial, al igual que las setenta y nueve de las cien más grandes.

Frank Kochendoerfer, un “director de la industria química” de SAP menciona que es de conocimiento común que SAP tiene una gran penetración en grandes cuentas ya que el 85 por ciento de las compañías químicas mundiales utilizan SAP. También menciona que aunque SAP tiene varios clientes en el espacio del mercado medio (alrededor del 70 por ciento de todas las instalaciones se encuentran en el rango de ingresos de hasta $1000 millones de dólares). De hecho, SAP tiene alrededor de 1,300 clientes del mercado medio en el espacio de los químicos. Por lo tanto, aunque la percepción del mercado es que SAP es sólo para empresas grandes, SAP de hecho ya tiene una gran presencia en el mercado medio. De acuerdo con Kochendoerfer, estas compañías se encuentran a lo largo de todos los segmentos químicos, incluyendo los químicos orgánicos, los químicos inorgánicos, el hule, los materiales de plástico, las pinturas y los recubrimientos, las tintas, los fertilizantes y los agentes surfactivos.

Además, SAP cree que esto es sólo la punta del iceberg: ya tiene más de 5,000 subsidiarias de las compañías químicas más grandes en su base instalada, pero su nueva oportunidad mundial del mercado consta de alrededor de 40,000 empresas químicas pequeñas o medianas. Para ser justos, este es el número estimado total de las compañías químicas mundiales, de acuerdo a las asociaciones industriales. El mercado objetivo para SAP se encuentra en el rango de los 10,000 a los 15,000, y el resto son empresas muy pequeñas.

El gigante incluso proporciona algunos hechos contundentes con respecto a los beneficios tangibles para algunos de sus clientes químicos del mercado medio, soportados por varios recursos independientes. Algunos elementos de la eficiencia mejorada de la cadena de suministro incluyen los inventarios reducidos (inventario general con un promedio del 7 por ciento e inventario de gran valor con un promedio del 5 por ciento), la utilización mejorada de los recursos (reducción laboral clérica con un promedio del 16 por ciento y una reducción de los costos de rastreo de la agencia de protección ambiental [EPA] con un promedio del 25 por ciento), y un desempeño mejorado en términos de reducción de diseños por un promedio del 8 por ciento. Por otro lado, las mejoras potenciales no cuantificables en manejar las operaciones de la planta vienen de la integración de los socios y proveedores externos, de una mayor exactitud del pronóstico, planificación a la ejecución y a la subcontratación de servicios (tiempo más rápido de respuesta), y una flexibilidad más alta, en términos de productos y empaquetados especiales.
SAP ha estado entregando su estrategia para la industria química al expandir sus capacidades para la fabricación y la gestión de la cadena de suministro (SCM), al ampliar sus aplicaciones empaquetadas compuestas en áreas como la gestión de emisiones, y al enfocarse en las compañías del mercado medio. Estas soluciones específicas de la industria han ocurrido conforme SAP ha cambiado a sus clientes ERP de un ambiente cliente/servido (bajo el antiguo producto SAP R/3) a la serie comercial mySAP, que muestra una arquitectura orientada al servicio (SOA) fortalecida por su plataforma de procesos comerciales y de integración, SAP NetWeaver. Esta es la base técnica que compone SAP xApps (aplicaciones cruzadas o aplicaciones compuestas), las soluciones de la serie comercial de mySAP (incluyendo mySAP ERP), las soluciones de los socios, y las aplicaciones construidas especialmente para los clientes. En el 2003, SAP anunció que ya no seguiría desarrollando SAP P/3, aunque seguirá proporcionando mantenimiento y soporte hasta el 2009, y ofrecerá un mantenimiento específico para el cliente por una cuota extra. El reemplazo, mySAP ERP (la solución ERP central de SAP, que ahora opera en SAP NetWeaver), incluye una funcionalidad mejorada para la gestión de procesos comerciales (BPM), y sirve como una fundación para las compañías en transición a SOA (consulte SAP NetWeaver para múltiples propósitos).

En el 2005, SAP lanzó un programa de adopción para ayudarles a las compañías con esta transición, y la producción de renovaciones de licencias para mySAP ERP y para la serie comercial de mySAP (entre las compañías más grandes que todavía utilizan SAP R/3 como la estructura corporativa) ha sido pequeña pero creciente: mySAP ERP se lanzó a todos los clientes en mayo del 2005, y desde entonces ha capturado más de 1,400 clientes. De cierta forma irónica las compañías químicas pequeñas (por lo general en desventaja tecnológica) que son clientes completamente nuevos serán capaces de tomar ventaja de la última plataforma de procesos comerciales y de la plataforma ERP más flexible de SAP, mySAP ERP 2004 (que está en el centro de la solución ERP química empaquetada de SAP), y por lo tanto superiores a los de las compañías más grandes. La alerta de finales del 2005 de AMR Research, “las compañías químicas SMB pueden ser capaces de saltar con SAP” resume el punto dentro de su título.

SAP ha mejorado fuertemente R/3 para lograr un encaje perfecto para algunas industrias de procesos (como las químicas) y para eliminar las nociones de que el producto era únicamente para su uso a un nivel corporativo superior (en lugar de que fuera para las plantas fabricantes y las divisiones remotas), pero lo ha logrado a costa de la complejidad percibida y con un alto costo total de propiedad (TCO). Para ser justos, durante la era del crecimiento de ERP, cuando varias compañías implementaron ERP debido al Y2K o a las necesidades de integración comercial, no existía una copia central para una rápida implementación (y ningún proceso comercial estándar específica para la industria química), y las compañías comenzaron proyectos caros de re-ingeniería con sus consultores elegidos. Durante los últimos dos años, los equipos de SAP Chemicals IBU y SAP Best Practices han trabajado sistemáticamente en conjunto para entregar un producto ERP empaquetado a las compañías químicas del mercado medio, con caídas de los precios y una implementación simplificada que lo hace atractivo a SAP, sus socios y sus clientes más pequeños.

En la industria química, SAP se enfoca en el mercado medio, definido como las compañías con ventas anuales de entre $50 millones de dólares y $1.5 miles de millones de dólares, por medio de las plantillas preconfiguradas del paquete para reducir los tiempos de implementación y los costos. Como se dijo anteriormente, SAP estima que sostiene del 40 al 55 por ciento del mercado medio en la industria química, y el 85 por ciento de compañías químicas grandes. Sin embargo, el vendedor quiere proporcionar soluciones para compañías de cualquier tamaño, en lugar de tomar un acercamiento "unitalla". Por lo tanto, las mejores prácticas de SAP también se pueden utilizar para las subsidiarias y las compañías más grandes, con instalaciones flexibles para todas (clientes de SAP y cllientes que no son de SAP) desde la parte inferior hasta la parte superior o dentro de las infraestructuras existentes que utilizan Business Configurator (BC) de SAP.
De acuerdo a esto, SAP ofrece que la solución ERP empaquetada para la industria química de SAP; Kochendoerfer afirma que es fácil de instalar, implementar, mantener y que tiene una funcionalidad industrial completa (en lugar de ser una versión “Light”). La solución es una inversión sustancial hecha por SAP y varios de sus socios de consultoría e implementación. Cubre componentes como la gestión del material, las logísticas, la gestión de operación de fabricación, el mantenimiento de planta, la gestión de almacén, la distribución y las ventas, la gestión de calidad, la gestión de bienes peligrosos, la administración y la higiene y seguridad industrial. Sin embargo, aunque todo esto es parte de la solución de las mejores prácticas de SAP para la industria química, la gestión de emisiones está fuera del campo de acción empaquetada, y sólo está disponible como una aplicación compuesta separada (SAP xEM).

Las compañías químicas del mercado medio no obtienen ninguna concesión debido a su tamaño, tienen que lidiar con las mismas presiones de regulación y competitividad de igual forma que sus contrapartes más grandes, y descritas anteriormente. Con frecuencia son forzadas a lidiar con redes de suministro igualmente complejas y relaciones comerciales, mientras que tienen que competir con las economías a escala de las plantas más grandes y de las redes de distribución. Por lo tanto, al preocuparse con proporcionar una funcionalidad suficiente (la complejidad es inherente a la industria, y no es mucho lo que puede hacer el vendedor para simplificar la solución), las mejores prácticas de SAP para la industria química tiene como objetivo proporcionar un acercamiento para soportar la cadena completa de valor, comenzando con la planificación orientada al mercado (planificación de ventas, planificación de capacidad, requisitos independientes planeados, y planificación de requisitos de material [MRP]), y siguiendo con el desarrollo del producto (gestión de recetas, colaboración de clientes y gestión de calidad [QM]), reabastecimiento, fabricación, ventas y distribución. El proceso cierra con las finanzas y el control (el módulo principal SAP FI/CO, que muestra el control de costos del producto, el análisis de rentabilidad, y el control de costos de operación).

To Gain Market Share in the Mid-Market, SAP Leaves No Stone Unturned

TEC recently interviewed Patrick Hickey, Director SMB Solutions, SAP America and Steffen Fischer, Manager SMB Solutions, BU SMB, SAP Labs in order to get a closer look at SAP mid-market product and sales strategy. SAP is traditionally known as a provider of enterprise solutions for larger organizations capable of undertaking expensive and lengthy application implementations. SAP is the fourth largest software company in the world (after Microsoft, Computer Associates, and Oracle).

SAP's CRM strategy is SAP's supply chain management strategy, is SAP's ERP strategy, is SAP's global strategy. The CRM is fully integrated with SCM and ERP and is also cross-functional. SAP has since added two more product lines to its mySAP Business Suite solution directly addressing small and medium business (SMB) market needs. mySAP All-in-One, a fully integrated, industry tailored business management solution, is delivered through a network of channel partners. SAP Business One is also a fully integrated solution geared to the smaller companies and also delivered through a network of channel partners.
Like its competitors, SAP has been addressing the growing SMB market since 1996 with a lean positioning. SAP offered one ERP product line and it was up to the smaller companies to fit their needs to SAP's application. The challenge for SAP was to pre-customize packages to fit a broader spectrum of types of companies. The new product line would target businesses with complex production processes that would need an ERP application to support their businesses. The idea was cultivated in early 2002 and yielded to the creation of mySAP All-in-One.

The intricacy for such a venture lay in the comprehension of the internal motivations for each vertical sector in order to adapt the software to match each specific business model. SAP opted for a wise approach and partnered with industry specialists with a comprehensive knowledge of each sector. SAP provided them with access to the code and the partners built specialized versions on top of SAP's software.

Mid-market organizations demand solutions that are built to support business processes and SAP is definitely fulfilling such expectations by prepackaging and adapting their application to fit the specific needs of this market. Functionality alone is not sufficient to excel in the SMB market. Vendors must clearly demonstrate their understanding of the SMB culture and needs, and consequently relate their product, pricing, and distribution strategy to best match such culture.

The mid-market combines two main groups: an upper mid-market segment and a lower end segment. The growth potential of the mid-market has piqued the interest of large enterprise CRM players. Vendors like Oracle Corp., PeopleSoft Inc., SAP AG, and Siebel Systems Inc., have already gone downstream to offer CRM software for the higher end of the mid-market and for divisions of large companies. This segment was traditionally catered to by mid-market solution providers like Onyx Software Corp, and Pivotal Corp., and now they are being directly challenged by the heavyweights. The lower end relative tranquility, originally catered to by Best Software Inc, Maximizer Software Inc., and FrontRange Solutions Inc., is also being disrupted by vendors like SalesForce.com Inc and UpShot Corp., which offer hosted services at a low-cost monthly subscription. Newcomers like Microsoft Corp with MS CRM, are courting both higher and lower segments.

The SMB market is crowded. Considering the majority of companies worldwide are mid-sized organizations, it is crucial for vendors operating in this arena to partner with consultants, value added resellers (VAR), or independent software vendors (ISV) to secure a broader access to this market. The small size of the mid-market companies makes them even harder for vendors to find and sell to. The local solution provider, however, can act as an extended sales force for the vendors with which they work.

Unlike PeopleSoft, SAP seems to have adopted this reality and has partnered with strategic firms to reach scattered customers. The perfect example of such an alliance is between SAP and American Express for the sales of SAP Business One. Business One was a buyout of an Israeli Company geared to very small businesses and combining CRM with ERP. The relationship between SAP and American Express involves two major components: American Express will serve as an individual reseller of SAP Business One and is building its own national network of highly qualified channel partners. In addition, American Express is working with SAP to develop specialized versions of SAP Business One, to be offered exclusively by American Express and its channel partner network under the brand, SAP Business One -- The American Express Edition.

SAP tends to cover the whole spectrum of the market with SAP Business One, mySAP All-in-One and mySAP Business Suite.

mySAP All-in-One is an e-business solution that encompasses industry specific processes by leveraging SAP best practices. It is pre-packaged in order to reduce implementation time and cost.

For many years Siebel was considered as the leader in providing the most comprehensive CRM package to the market. Today the gap is shrinking and both SAP and Siebel are reaching functional parity, causing users to consider other factors in their selection process. SAP even outscores Siebel in important features such as order management and content management that factor high in a sales force automation (SFA) environment.

As vendors reach functional parity across CRM applications, the SMB users pay more attention to other decisive factors such as integration costs, usability, architecture, and Total Cost of Ownership (TCO). SAP offers mySAP All-in-One as an integrated ERP/CRM solution. The combined solution reduces the integration complexity and TCO when, and only when, the integration is with SAP's own applications.

SAP is tapping a large installed customer base, knowing that that is where its solution will best sell. Patrick Hickey claims that nearly 58% of SAP installations worldwide are in companies with less than $500 M (USD) in revenue (SAP's definition of the SMB marketplace), which represents more than 20,000 potential installations. SAP has strategically selected to secure support from its network of SMB channel partners. These channel partners constitute the vertical expertise needed to customize and implement the mySAP All-in-One application. SAP has a network of eighteen SMB channel partners dedicated to developing, selling, and supporting SAP products across North America. In partnership with its Channel Partners, SAP supplies the end-to-end integration, unlimited scalability, and most pertinent business processes that small and medium-sized businesses require. Partners like the Plaut Sigma would offer CP-Food, Cosmetics, management consulting, and computer reseller solutions. Where as Itelligence covers Automotive, complex manufacturing and wood related companies.

SAP presents its offering in a three-layer horizontal packaging. The first layer supported by SAP represents the technical packaging. Then SAP, together with its horizontal partners, provides the sales and delivery packaging elements. The last layer is the services bundling supported by the horizontal and channel partners. SAP pre-configures the industry specific solution within the desired horizontal (i.e. CRM) module relying on their existing best practices knowledge base and the principles of rapid, low cost implementations.

SAP Best Practices for CRM includes:

• Prepackaged delivery capability to reduce implementation time and cost
  
• Training and documentation to accelerate knowledge transfer
  
• Helping companies see the value of CRM
  
• Pre-configured best practices for the scenarios that SMBs demand
  
• Integration, flexibility, and configurability of mySAP
  
• Installation guidelines let you choose the scenarios you want to implement
  
• A solution that will grow with the company
  
• Industry-specific capability through Best Practices and mySAP All-in-One
  
• Dedicated channel supporting SMB customers through sales, delivery, and support
  
• SMB BU and Smart Business Solutions; SAP's commitment to the mid-market.
  

Welcome to ERP - Distribution Showdown! ERP Showdown: Infor SyteLine vs. Exact Macola ES vs. QAD Enterprise Application

Introduction

Today's ERP Showdown pits Infor SyteLine vs. Exact Software Macola ES vs. QAD Enterprise Application, all aimed at medium-sized businesses in the $250 million (USD)—plus range. Once again, we used TEC's ERP Evaluation Center to look at all eight standard ERP modules. To eliminate bias and to ensure a level playing field, all 3,600 functional criteria that make up the modules and submodules in our ERP Evaluation Center were given equal weight and priority. The results in this Showdown are based on the most recent data supplied to us by the three vendors, indicating their level of support for each of these 3,600 functional criteria. In other words, no area of functionality was rated as being more important than any other.

Chart 1. Overall rankings.

Results

As you can see in Chart 1 above, straight out of the box, QAD Enterprise Application finished first, barely nudging out Infor SyteLine in second place, with Exact Macola ES placing third. Overall scores are based on the average level of support the vendors offer across the entire ERP spectrum.

As the chart below shows, QAD finished first in four of the eight modules, Infor finished first in three of the modules, and Exact Software finished first in one module.

Chart 2. Rankings in the eight ERP modules.

However, as with most aspects of enterprise software, it's not that simple or clear-cut.

Rankings, either overall or by module, do not tell you everything you need to know. What they do provide is a basic, high-level view of the general strengths and weaknesses of vendors' solutions right out of the box. However, the fact is, few businesses, if any, can use an ERP solution straight out of the box. Businesses have special needs and priorities that need to be supported by any ERP solution they use.

For example, your business may require an especially robust human resources (HR) functionality. Even though QAD finished first overall, Exact ranked first in HR by a significant margin, and may therefore be a better choice for your organization. QAD has a low score for the HR module because the vendor does not offer HR functionality in its discrete ERP solution. In other words, the solution would have to be provided by a third party. Accordingly, if you want a separate best-of-breed HR solution that integrates into your ERP system, QAD may represent the best choice.

The same applies within individual modules, where the top-ranking vendor may not necessarily be the right one for your organization's needs. Although QAD was first overall in Purchasing Management (Chart 2), Infor was strongest in Requisitions and quotations., as shown in Chart 3 below. If that's a critical area in your organization's operations, Infor may be a better choice than QAD.

Chart 3. Rankings in Purchasing Management module.

Conclusion

Given that out-of-the-box rankings rarely, if ever, reflect the real-world needs of an organization, and that rankings can shift depending on what area of functionality you look at, how do you determine which ERP solution is best suited for your business?

The fastest, simplest way is to do what we did to produce the results you see here: use TEC's ERP Evaluation Center. We got our results in 20 minutes, as opposed to weeks—or even months—of struggling with huge Excel spreadsheets.

ERP Showdown!

Introduction
Continuing our look at mid-market discrete ERP solutions, today's ERP Showdown pits Infor SyteLine vs. Exact Software Macola ES vs. QAD MFG/PRO, all aimed at medium-sized businesses in the over $250 million (USD) range.
Once again, we used TEC's ERP Evaluation Center to look at all eight standard ERP modules. To eliminate bias, and to ensure a level playing field, all 3,600 functional criteria that make up the modules and submodules in our ERP Evaluation Center were given equal weight and priority. (The results in this report are based on the most recent data supplied to us by the three vendors, indicating their level of support for each of these 3,600 functional criteria.) In other words, no area of functionality was rated as being more important than any other.

The chart below shows the overall rankings.

Results

As you can see above, straight "out of the box," Infor SyteLine ranked first overall, with QAD MFG/PRO coming in second, and Exact Macola ES placing third. Overall scores are based on the average level of support the vendors offer across the entire ERP spectrum.

As the chart below shows, Infor finished first in five of the eight modules, QAD finished first in two of the modules, and Exact Software finished first in one module.

However, as with most aspects of enterprise software, it's not that simple or clear-cut.

Rankings, either overall or by module, do not tell you everything you need to know. What they do provide is a basic, high-level view of vendors' general strengths and weaknesses right out of the box. However, the fact is, few businesses, if any, can use an ERP solution straight out of the box. Businesses have special needs and priorities that need to be supported by any ERP solution they use.

For example, your business may require an especially robust human resources (HR) functionality. Even though Infor finished first overall, Exact ranked first in HR by a significant margin, and may therefore be a better choice for your organization. You'll notice that QAD has a low score for the HR module, because the vendor does not offer HR functionality in its discrete ERP solution. In other words, it would be provided by a third party. Accordingly, if you want a separate best-of-breed HR solution that integrates into your ERP system, QAD may represent the best choice.

The same applies within individual modules, where the top-ranking vendor may not necessarily be the right one for your organization's needs. Although Infor was first overall in manufacturing management, Exact was strongest in field service and repairs, as shown in the chart below. If field service and repairs is a critical area in your organization's business model, Exact may be a better choice than Infor.

Conclusion

Given that out-of-the-box rankings rarely, if ever, reflect the real-world needs of an organization, and that rankings can shift depending on what area of functionality you look at, how do you determine which ERP solution is best suited for your business?

The fastest, simplest way is to do what we did to produce the results you see here: use TEC's ERP Evaluation Center. (We got our results in twenty minutes—as opposed to weeks or even months of struggling with huge Excel spreadsheets.)

TEC's ERP Evaluation Center allows you to set priorities that reflect your organization's business model and special needs at every level of functionality. At the modular and submodular levels, even down to the individual criteria, you can tell the system which business processes are critical, important, or not important to your organization. The system then compares your priorities against the vendor responses to produce a shortlist of solutions. You get a custom comparison—one that ranks vendor solutions not on out-of-the-box functionality, but rather on how well that functionality matches your business requirements.

It's the best way we know of to evaluate ERP solutions, and we invite you to give it a run-through. Simply click on the link below to visit our ERP Evaluation Center and conduct your fast, free custom ERP comparison. After all, there's no other organization quite like yours.

Warehouse Management for Manufacturers: Why Extended ERP Might Be the Right Choice

Any manufacturer that makes a substantial number of shipments from a distribution facility has likely considered bringing a degree of automation to its warehouse and shipping functions. For some companies, a full-blown warehouse management system (WMS) is a necessity, particularly if their operation relies on an automated racking system, perhaps housed in a rack-mounted structure with its own track-mounted materials-handling system.

However, for the vast majority of manufacturers—even those that complete a large number of shipments every day—a WMS that is separate and distinct from their other business systems will be counterproductive. Even a full integration of WMS with an enterprise application like enterprise resource planning (ERP), designed to eliminate entry of the same data into two different systems, will result in redundant systems and substantially greater expense than a unified system would. Moreover, WMS-ERP integrations that rely on batch updates will create opportunities for inaccurate information and will often slow operations down rather than expedite them.

This article explores the drawbacks of integrating stand-alone WMS and ERP systems, and makes a case that for many companies, it makes more sense to extend the manufacturing application already used by the organization as a whole, as opposed to integrating with an entirely new technology stack. Also offered is advice on selecting and implementing a warehouse automation solution that works well with a client’s manufacturing enterprise suite.

Basic Warehouse Management versus WMS

At a certain point in a manufacturing organization’s development, management will begin to look for ways to automate the movement of materials from manufacturing to distribution, and into the customer’s hands. A broad spectrum of WMS can in fact help manufacturers to better use their workforce by automating the picking, staging, and shipping processes. The ultimate goal, of course, is to increase the speed and reduce the cost of getting the right product to the right customer at the right time.

The primary business trigger that often prompts a company’s management to begin considering some type of WMS solution is the sheer number of shipments the company has to handle each day. As the number of shipments increases, it becomes more attractive to move the distribution process from an order-by-order environment toward an arrangement that makes better use of labor in the warehouse. Rather than send someone into the warehouse each time for individual orders, warehouse management technology makes it possible for workers to

* pick multiple orders in a single pass through the warehouse
* bring those orders to a shipment staging area
* crate the orders up appropriately for each carrier
* see that the orders are in the right place for pickup

Warehouse management can also help automate the work of warehouse laborers who might be picking different items that are all part of the same order. Through automation, these workers can reliably be directed so that these items are staged at the shipping area for proper inclusion in the combined order.

Moreover, it should be the goal of managers planning a warehouse management project to have warehouse workers use handhelds or other mobile devices to receive instructions on what to pick. The use of such devices eliminates the need for workers to travel repeatedly to and from a centralized dispatch station, where pick lists are printed as hard copies and distributed.

Most manufacturers are producing a product that will be moved into an on-site or close by warehousing or shipping area. If they are already running an enterprise suite, like IFS Applications, for example, they have access to some preexisting logistics functionality, which is integrated with inventory functionality and information on the customer orders to be fulfilled.

Extending that existing enterprise suite with straightforward technology designed to direct workers in the warehouse can be easily achieved without a stand-alone WMS solution. Moreover, the extended ERP approach can facilitate the more comprehensive approaches to picking and warehouse management, including the following:

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Batch and wave picking. Batch picking involves combining the picking requirement for several orders, and then sorting the materials for individual orders as the picker goes along. Wave picking entails accumulating a large number of orders for picking as a batch.
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Voice-directed and light-directed picking. Both voice and light inputs can instruct workers what to pick, and extended ERP strategies can accommodate each of these methods.
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Picking by carrier. For some companies, it makes sense to pick by carrier, particularly if they have a large number of small shipments that need to be packaged according to carrier specifications (UPS or FedEx, for example), while larger shipments are treated much differently, since they are to be shipped by the pallet or by truckload.
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Communicating picking information to warehouse workers over handhelds in multiple languages. Even companies that are strictly domestic in their footprint likely employ people for whom English is a second language, and can benefit from making other languages available in the warehouse. Global companies obviously need broad language support in their enterprise suite and in their warehouse solutions, including through handhelds.
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Accommodating requirements to pick and ship items according to first-in, first-out (FIFO) or in accordance with expiration dates.
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Picking products that are subject to revision levels. Revision levels present warehouse workers with the challenge of looking at two of what appears to be the same item, but that in fact differ on the basis of detailed revisions or engineering change levels, which are tracked in the manufacturing system. While these revisions are documented in inventory records, they may not be visually obvious. Validating picking requirements at the revision level on the handheld scanner eliminates these potential errors.

We believe that many companies will benefit more from extending the logistics and shipping functionality within an enterprise environment than by rolling out a full-blown WMS. After working with a number of companies that have integrated a full-blown WMS with their ERP system, we have found that there is a definite gap between ERP distribution capabilities and WMS distribution logistics. Furthermore, these full-blown WMSs duplicate many of the systems within the ERP environment and deliver numerous capabilities most manufacturers will not use. Most manufacturers simply need a few pieces of key automation, logistics support, and labor- and productivity-enhancing features; they don’t need all the bells and whistles of a complete WMS.

In our experience, we have had success extending the warehousing capabilities of ERP systems by blending them with our automated workforce productivity suite, which includes data collection, mobile devices, truck mounted devices, and the ability to direct workers to the next task. This approach delivers functionality for picking and warehouse automation, driving efficiencies to and automating the work of people performing those functions. A WMS might accomplish some of the same things, but it brings the added cost of additional licenses for the application and database, additional server hardware, additional support and maintenance fees, and additional staff time to maintain expertise on two disparate systems. Moreover, the integration of the ERP system and WMS will add cost not only in the initial implementation, but during each upgrade as well, since the integration will need to be “uplifted” to accommodate new software for both the ERP system and the WMS.

Yet Another Branding Debacle (This Time, It's ERP for Services)

For many software users and vendors, enterprise resource planning (ERP) systems are well-known software solutions that deal with the many facets of manufacturing. Some industry-standard classifications of ERP solution suites suggest as much: discrete, engineer-to-order, distribution, mixed-mode, and process manufacturing—each of these categories addresses the broad scope of activities essential to the production of various types of goods and the processes involved in getting them to the buyer. However, it may not be clear to many users (or more importantly, potential users) how the name "ERP for services" relates to the scope of this solution’s functionality.

So how do you know if ERP for services is your ticket to managing your resource needs? And what functionalities do fall under the rubric of "ERP for services"? And, if your business is in the services sector, is the selection process for ERP for services more difficult than that of other ERP suites? If there are any hurdles involved in choosing ERP for services software, you need to know how high those hurdles are, and how your company can jump over them without tripping up and falling on its face.

ERP for … Which Services, Exactly?

Organizations in the services industries provide their clients with billable services rather than manufactured goods, and they are generally involved in project-based activities. Service organizations include but are not exclusive to

* educational and charitable organizations
* transportation
* media and telecommunications
* utilities
* commercial enterprises such as restaurants, and other businesses providing recreation and amusement
* organizations involved in health care and social assistance
* financial and legal organizations, including insurance, real estate, banking, and investment
* IT services providers and IT consultants

Organizations in service industries generally do not need to acquire and allocate vast inventories such as ore, lumber, carrageenan, or copper wire. But attention to resources, and their availability, is no less important to the services sector. Cost, people, and time are the key resources that businesses in services industries need to consider when determining their requirements, in order to provide the highest possible quality of service—and the highest possible level of profit.

Service organizations must manage and track all expenses related to time and people in order to remain profitable (or, in the case of not-for-profit organizations, so that they can stay within budget). To manage people, time, and finances, ERP for services solutions target the functional needs of two streams of service organizations: those that are project-based, or those that are transaction-based.

Project-based service organizations or professional services organizations need diverse project management functionalities as well as other front- and back-office capabilities. Transactional service companies have little or no need for project management capabilities, and would be better served by solutions with back- and front-office functionalities that address the companies' industry-specific needs.

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Accounting modules help address back-office financial management needs, including budgeting, financial analysis, reporting, compliance, and general ledgers.
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Customer relationship management (CRM) solutions can include opportunity management, enterprise marketing automation (EMA), campaign management, partner relationship management, customer service and support, customer accounts, sales management, and sales analytics, to help meet the needs of transactional services organizations.
*

Human resources (HR) functionalities deal with the people and staffing needs of both project- and transactional-based services industry organizations. These HR functionalities may include hiring, skills set and competency mapping, project tracking, and training.
*

ERP for services marketed for either project- or transaction-based companies may also support functionalities from business intelligence (BI) software, document management systems (DMSs), as well as security features for document or data management or for Internet-based functionality.


"ERP for services" may resist being pinned down for another reason: the dreaded "brand creep." This phenomenon, which involves a product's gradual shift from one branding image or identity to a new one, can also be called "product scope creep," "feature creep," or even "featuritis," depending on the software programming or design or the marketing situation in question (in the IT industry, the evocative "software bloat" has been used to describe a similar phenomenon).

ERP for services, a relatively new addition to the ERP spectrum, has been "creeping" into the picture as some traditional ERP vendors are making efforts to appeal to non-manufacturing markets. One example can be found in Oracle, a well-known ERP vendor: the vendor now offers its E-Business Suite, as well as the JD Edwards EnterpriseOne and PeopleSoft applications, to meet the diverse demands of services industries.

ERP for services may seem, to the uninitiated buyer, like an unwieldy agglomeration of functionalities from ERP and from project portfolio management for professional services automation (PPM for PSA). ERP for services is not a rebranding of either traditional ERP solutions or of PPM for PSA. The functionalities of the solution suites, however, are easily confused—and not always clearly branded. This makes it all the more important that prospective buyers of ERP for services solutions take sufficient time to research vendors and solutions, as well as to determine the needs of their companies from both internal and industry perspectives.

So, what is the real difference between ERP for services and PPM for PSA? To summarize, both PPM for PSA and ERP for services provide functionality in three key areas: CRM, financials or accounting, and HR. ERP for services is more or less an ERP for manufacturing suite, without the manufacturing functionality (such as bills of materials [BOMs], manufacturing processes and flow, and manufacturing projects). In ERP for services solutions, these manufacturing functionalities are replaced with project management and project portfolio management (PPM) capabilities, particularly for solutions that are meant to address project-based service organizations. How exactly PPM for PSA differs from its alleged "rebrand," ERP for services, may have as much to do with what a given vendor wants to offer as with any qualities or characteristics inherent to the solution itself.

Additional reason why it’s crucial that you know exactly what your business requires from a solution—and that you carefully compare solutions to see which one best meets your selection criteria.

Is an ERP for Services "Best of Breed" Really Just a Badly-behaved Mongrel?

Depending on the vendor's target market, the functionalities in an ERP for services solution may cater to a specific services industry. How many features or functionalities come from a given back- or front-office module or suite—for example, whether an ERP for services solution includes all possible modules or functionalities from CRM, or is limited to a few (sales process management, lead management, or client contract management)—may also be at the vendor's discretion. Generally, solutions that are very broad in scope and that come prefabricated with a specific set of modules or functionalities are implemented "out of the box." Essentially, users take what they get, whether or not they really need every single functionality the solution offers.

Some buyers or users have attempted to "find their way out of the box," so to speak, by combining best-of-breed modules into a composite solution (whether it consists of one or many modules). Users can pick and choose modules or functionalities from amongst the offerings of any vendor on the market, and implement those modules or functionalities piecemeal, or integrate them with a legacy system. Users particularly concerned with a solution meeting the specific needs of their industries often opt for this best-of-breed approach.

However, the term "best of breed" may also be misleading. For many unsuspecting potential buyers, "best"as a superlative—denotes the highest-quality or most successful software (the "breed") available. Vendors using "best of breed" to market any product lines no doubt like this misconception, as it allows their products to be construed as better than every other solution available. Potential software buyers should be aware that "best-of-breed" does not exist in isolation, and does not (in fact, cannot) exist independently of a business's needs—which is to say that "best" really refers to the solution that is best for a given user, and not the solution that is the best for all users. Any organization, in the services industry or any other, has far too many criteria for one solution to suit its needs perfectly.

Templates and Uniqueness

As we all know, manufacturing is basically a process of making products for use or sale using three of the most important resources: materials, equipment, and labor. Hence, the greater part of manufacturing’s internal processes is about managing and manipulating these three types of resources in order to produce the required products in the least amount of time and that are the best possible quality. Lately, it seems that information has becomes an important resource for all types of business, including manufacturing, and we probably can consider it as another resource to be properly handled and controlled. Regardless, almost any manufacturing, to a greater or lesser degree, includes all of the following business processes:

* product design
* production planning
* material purchasing
* manufacturing execution
* inventory management
* finished goods sales
* financials
* human resources (HR) management

As long as this manufacturing “template” is applicable for most cases, developers and creators of computerized information systems copy these real-life processes and transform them into the functional modules of ERP systems. Basically ERP systems are nothing more nor less than a virtual reflection of real business processes within computers and networks—which means that the better the ERP system is, the better it reflects reality, and the less distorted a picture of your business you have in your virtual space.

Of course, different software architects and developers design their products in different ways, based on their own understanding, experience, and level of creativity. That’s why a business that is bearing in mind an upcoming ERP selection and implementation should consider how unique the business is, how many “non-standard” business processes there are, and how ready you are to modify your own “home grown” business processes according to the “external” and adopted ERP business logic (which is not necessarily better than the existing one). Sometimes those “unique” schemes and practices provide business with the exclusivity that contributes to having a competitive benefit and this advantage can be killed with ERP standards. In such cases, obviously some modifications or system customizations are required; and particular prudence and care in ERP selection is highly recommended.

Our Way of Classifying Manufacturing

All types of manufacturing can be categorized based on a large number of factors; however, just a few of them are widely used. For example, the categorizations can be made by level of continuity (discrete or process, or a combination) or by company size (small to medium businesses versus large enterprises). Here are some examples of other classification criteria: lot size, level of product customization, vertical industry, level of project management involvement, and so on. The table (figure 1) shows these classifications.

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Figure 1. Manufacturing types [click to enlarge]

In reality, manufacturers often do not belong to only one particular group; often, their businesses are a mixture of two or more categories, and their processes are complicated and cannot be qualified as a simple discrete or batch production. Such manufacturers definitely require sophisticated and multilayer software to manage the business, and this singularity should be taken into consideration during an ERP selection and implementation project.

Our Way of Defining Different Types of ERP

We will not discuss here functionalities such as financials and human resources, which can easily be replaced by dedicated solutions. Most of the time, an ERP product will have at least some financials functionalities, and can work very well with external accounting or HR products.

The base of most of our ERP knowledge bases (sets of criteria used to evaluate business solutions) is ERP Discrete. As you probably know, discrete manufacturing is the process of fabricating products by assembling components into larger systems or objects. The end result can easily be divided into separate pieces, or units (e.g., shirts, computers, cars, etc).

Spaceships are also produced by piece. The only difference is that engineering is very complex, unique and project-based; therefore, the knowledge base is called ERP Engineer-to-Order (ETO). As the name implies, you will never produce spaceships and then wait for customers to come and buy them; in fact, it’s the opposite.

If your products are not produced by piece (small or big), don’t panic! We have something for you too— it’s called Process ERP, which is for manufacturing processes involving a mix of ingredients that make a product of which the main characteristic is that you cannot differentiate its units: you cannot separate a can of paint into its constituent parts.

What if you do both? Let’s say you produce ice cream, but you also make the packaging for it. You will need ERP Discrete for the ice cream and ERP for Process for the packaging. I know, it’s the other way around—but I was just checking to see if you’re following! If you’re still with us, then we have something for you: Mixed-mode ERP, which is used by companies who need to switch production without interrupting their operations.

Manufacturing is great—but ultimately, the idea is to sell what you’re producing. ERP systems have sales modules, but sometimes it is more efficient to sell your finished goods to a distributor. Because they only buy and sell, these companies do not need sophisticated material requirements planning (MRP) modules, but cannot work without warehouse management, supply chain management (SCM), or retail and commerce. You probably already guessed that we have a knowledge base for that, which is called ERP for Distribution.

If you are neither producing nor selling what others produce, you probably are a service company and think you don’t need an ERP. Before you start looking for something else, let’s take a look at the definition for “resource” on Wikipedia: “A resource is any physical or virtual entity of limited availability, or anything used to help one earn a living.” To earn a living in services, you need project and expense management, back-office functionality, and others, which are grouped together into our ERP for Services knowledge base.

A special kind of service is education, where you probably do not really need opportunity and contract management nor portfolio management. You will focus on back-office functionality, financials, HR, and payroll. We have them all in the ERP for School Districts knowledge base (soon to be published!).

And finally, depending on different projects that we had along the way and on the demand in the market, we have created vertical knowledge bases. ERP for Mining and ERP for Mill-based industries already exist, and we are currently working on Retail and Construction.